Mit einer regelmäßigen Sprechstunde kannst du bis zu 1,5 Stunden im Monat sparen!

 

„Mir graut es immer davor, wenn das Training zu Ende ist. Dann stürzen sich die Eltern auf mich wie Motten auf das Licht und wollen reden.“

Das hat mir vor ein paar Wochen ein Jugendtrainer gesagt, als wir über seine Elternarbeit gesprochen haben. Für ihn ist das ein Stressfaktor, den er nicht mehr haben will.

Dieser dauernde und vor allem ungeplante Austausch kostet nicht nur Kraft und Nerven, sondern auch viel Zeit. Und gerade das ist etwas, was du als ehrenamtliche(r) Trainer*in im Kinder- und Jugendfußball neben deinem „hauptamtlichen“ Leben wenig hast.

In diesem Blogartikel teile ich meine Erfahrungen und zeige ich dir, wie dir klare Regeln dabei helfen, die Gespräche zeitlich zu strukturieren und wie du so amtlich Zeit sparen kannst, die du für dich effektiv nutzen kannst.

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1. Hab klare Kommunikationsregeln

Ich kenne das noch sehr gut aus der Zeit, als unser Sohn gespielt hat. Kaum war das Training vorbei, gab es meistens 2-3 Eltern, die mit dem Trainer reden wollten. Meist war das Gespräch schnell beendet, hin und wieder sprachen sie noch miteinander, wenn wir schon längst auf dem Weg zum Auto waren. Oft dachte ich: „Die armen Kerle!“ Denn man konnte ihnen ansehen, dass sie sich überrumpelt gefühlt haben und es nicht der richtige Zeitpunkt war.

Vielleicht kennst du diese Situation nur zu gut und hast auch das Gefühl, dass es so nicht mehr weitergeht.

Dann solltest du handeln!

Denn du bist diejenige/derjenige, der den Impuls setzen muss. Sonst wird sich nichts verändern. Klarheit ist dabei der 1. Schritt, der dir hilft.

Gib Regeln vor

Mach dir bewusst, was du möchtest. Klare Regeln, WANN du WO und WIE LANGE für ein Gespräch zur Verfügung stehst, helfen dir aus dem „immer verfügbar zu sein“ herauszukommen.

Ein Tool, das ich dir dafür empfehle, ist eine regelmäßige Sprechstunde. Du kannst sie beispielsweise monatlich an einem bestimmten Trainingstag 30 Minuten vor dem Training anbieten. In dieser Zeit kannst du 3 x 10-Minuten-Gespräche führen.

In 10 Minuten kann man viel besprechen

Die, die jetzt denken, dass das viel zu wenig Zeit ist, kann ich beruhigen. Ich habe dieses Modell während der Schulzeit unseres Sohnes kennengelernt. Voraussetzung dafür, dass es klappt, ist: Das Thema steht im Vorfeld bereits fest und beide Gesprächspartner*innen halten sich daran, nur darüber zu reden. Wird es als Plauderstunde gesehen, wird dir das Zeitfenster definitiv aus dem Ruder laufen.

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2. Du kannst dich auf das Gespräch vorbereiten

Diese „Können wir mal kurz sprechen“-Gespräche führen häufig dazu, dass du nicht weißt, um was es geht. Du bist unvorbereitet und kannst nur auf das reagieren, was dir dein Gegenüber entgegenbringt. Im Gegensatz zu ihm/ihr kannst du dich nicht vorbereiten und wirst immer überrascht.

Vorbereitung gibt Sicherheit

Die Sprechstunde ermöglicht es dir, dich auf das Gespräch vorzubereiten. Indem vorab der Inhalt festgelegt wird, kannst du die entsprechenden Unterlagen und Informationen zusammenstellen, dir überlegen, zu welchem Ergebnis du gerne kommen möchtest, schauen, ob du Unterstützung durch Jugendleitung oder -koordinator*in benötigst etc.

Durch das Planen des Gesprächs wirst du dich sicherer fühlen und behältst die Kontrolle. Zusätzlich sind vorbereitete Gespräche meist zielführend, was nicht nur in deinem Interesse, sondern auch dem der Eltern ist.

3. Angebot zahlt in die Beziehungsarbeit ein

Dass Eltern mit dir sprechen wollen, hat verschiedene Gründe. Ich liste dir mal die wichtigsten fünf auf, die ich in meiner Arbeit immer wieder beobachte:

  1. Eltern wollen das Beste für ihr Kind. Das ist ein sehr subjektiver Wunsch und jeder versteht etwas anderes darunter. Doch egal, ob das Gespräch berechtigt ist oder nicht: Wenn Eltern das Gefühl haben, ihrem Kind geht es nicht gut oder wird nicht gerecht behandelt, dann werden viele aktiv und kommen zu dir.
  2. Eltern haben Fragen, weil sie sich im Kinder- und Jugendfußball nicht gut auskennen. Sie wissen wenig bis gar nichts über die Anforderungen an ihr Kind und an sich. Eltern, die wissen wollen, was passiert werden bei dir nachfragen.
  3. Eltern kennen dich (noch) nicht. Trotzdem geben sie ihr Kind in deine Obhut. Auch wenn sie das machen, kann es sein, dass es ihnen schwerfällt, dir und deiner Arbeit zu vertrauen. Daher hinterfragen sie deine Entscheidungen so lange, bis sie zufrieden sind.
  4. Eltern haben selbst mal Fußball gespielt und glauben, der bessere Trainer zu sein. Dieser Elterntypus verfolgt meist ein Ziel mit seinem Nachwuchs. Das Gespräch mit dir kann darauf beruhen, dass sie mit dir „auf Augenhöhe“ den fachlichen Austausch suchen oder deine Kompetenzen infrage stellen.
  5. Eltern werden durch ihre eigenen Erfahrungen meist mit negativen Gefühlen getriggert. Damals gemacht und ausgehalten, können sie durch ihre Selbstwirksamkeit heute etwas verändern. Bei einem Vater, der sich z. B. bei seiner eigenen Auswechslung immer mies gefühlt hat, werden diese Emotionen wieder aufpoppen, wenn sein Kind vom Platz geht. Seine Handlungsstrategie könnte dann sein, seinen Gefühlen im Austausch mit dir Luft zu machen.

Egal, weshalb Eltern mit dir ins Gespräch gehen möchten:

Mit dem Angebot einer Sprechstunde zahlst du in eure Beziehungsarbeit ein.

Du zeigst ihnen, dass du sie mit ihren Bedürfnissen siehst und ihnen eine Möglichkeit schaffst, miteinander zu sprechen. Sie fühlen sich anerkannt und du machst sie zu einem aktiven Teil des Hobbys ihres Kindes. Diese Form der Wertschätzung ist ein Grundstein für ein effizientes Miteinander.

4. So viel Zeit könntest du sparen

Lass uns mal eine Rechnung anstellen … Besagter Trainer trainiert 3-mal pro Woche. Wenn er an jedem Abend mit nur einem Elternteil 10 Minuten spricht, dann sind das in der Woche 30 Minuten. Hochgerechnet auf einen Monat kommen da 120 Minuten zusammen – 2 Stunden!

Wenn du dich gemeinsam mit den Eltern an die Regeln der Sprechstunde und das Wegfallen der „zwischen Tür und Angel-Gespräche“ hältst, dann stehen 120 Minuten 30 Minuten gegenüber. Du sparst 90 Minuten im Monat durch eine klare Struktur, die du für andere Dinge nutzen kannst bzw. für geplante Gespräche mit wichtigem Inhalt wie Verletzungen, Feedback- oder Perspektivgespräche.

Denn viele der Elterngespräche direkt nach dem Training wiederholen sich inhaltlich immer wieder und sind in der Häufigkeit nicht nötig.

Mit der Zeit wirst du merken, dass die wöchentlichen Gespräche weniger werden. Denn durch dein Angebot signalisiert du den Eltern, dass sie mit dir reden können. Nicht immer und wahllos, sondern nach deinen Vorgaben. Dieses Wissen führte bei einigen dazu, dass der Bedarf nach Austausch nicht mehr so hoch.

Ich selbst habe die Erfahrung auch gemacht: Da ich wusste, dass es alle 3 Monate die Möglichkeit gab, mit den betreffenden Lehrern zu sprechen, habe ich das Gespräch zwischendrin gar nicht gebraucht.

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5. Mach dir die Terminplanung einfach

Entscheidest du dich für eine Sprechstunde, dann mach es dir mit der Terminbuchung so leicht wie möglich. Nutze eine Kalender-App, die du einmal einrichtest und die dann alles Weitere für dich macht. Im Internet findest du einige.

Ich nutze beispielsweise calendly für meine Erstgespräche. Dort habe ich meinen Kalender mit den verfügbaren Zeiten eingerichtet und ohne dass ich etwas tun muss, kann sich jeder einen Termin buchen. Nach der Buchung erhalte ich eine Mail und der Termin wird automatisch in meinem Kalender gespeichert. Es ist ein kostenloses Tool und einfach zu bedienen.

Wichtig dabei ist, dass du ein Eingabefenster einrichtest, in dem die Eltern dir den Grund für das Gespräch nennen, damit du weißt, worüber sie mit dir sprechen wollen. Siehe oben Grund Nr. 2 …

Mein Fazit

Die regelmäßige Sprechstunde gibt Eltern die Möglichkeit, mit dir zu sprechen und spart dir Zeit, wenn du die Regeln klar kommunizierst und ihr euch gemeinsam daranhaltet.

Wie bei allen neuen Dingen möchte ich dir mitgeben, dass du geduldig mit dir und den Eltern in der Umsetzung bist. Denn jede Veränderung braucht Zeit.

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