Welche Vorteile es hat, Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen

In unserer Veranstaltung „Ehrenamt am Ende? Was Vorstände ändern können“ sprachen im Panelgespräch Jan Holze (Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt), Yvonne Schumann (FFC Berlin 04) und Malte Schruth (Berliner Fußball-Verband e.V.) über die Herausforderungen, vor denen Vorstände stehen und die Veränderung im Ehrenamt speziell im Fußball. Es wurde diskutiert, wie sich das Ehrenamt dazu aufstellen sollte und was der Verband bereits dazu beiträgt und wo es weitere Unterstützung braucht.

Fast 30 Vereine sind miteinander in den Austausch gegangen und allen war klar:

Am Alten festhalten geht nicht mehr. Es braucht Veränderungen, um das Ehrenamt zukunftsfähig zu machen.

Ein Aspekt, der dabei immer wieder beleuchtet wurde, ist die Gewinnung ehrenamtlicher Mitarbeiter*innen. Wie sprechen wir Menschen an, die wir für ehrenamtliche Aufgaben wie Vorstands-, Trainer*innen- oder Vereinsarbeit gewinnen wollen? Wie kann ich das Ehrenamt attraktiv gestalten? Welche neuen Arbeitsmodelle braucht es, um Interessierte zu locken? 

Zu der letzten Frage glaube ich, dass das 1:1 – eine Person für eine Aufgabe – ausgedient hat. Nicht nur unsere Gesellschaft und Arbeitswelt ist in Veränderung, sondern auch das Ehrenamt braucht neue Ansätze, um zukunftsfähig zu sein. Gerade im Sport und vor allem im Fußball, wo das Ehrenamt immer rückläufiger ist, macht es Sinn, über den Tellerrand zu schauen. Ich möchte dazu meine Gedanken mit dir teilen, was wir uns aus der Arbeitswelt zum Thema Jobsharing für die Vereinsarbeit abschauen können und dir dazu drei Impulse für deinen Alltag nennen.

Willst du lieber hören statt lesen? Dann findest du hier die dazugehörige Podcast-Episode:

 

Im Fußball arbeiten vielerorts Trainer*innen in Teams: Cheftrainer*in und Co-Trainer*in. Je nach Alter der Spieler*innen und des Leistungsniveaus gibt es Unterstützung durch Betreuer*innen oder Spezialtrainer*innen. 

In der Arbeitswelt führt der Wunsch nach mehr Flexibilität der Arbeitnehmer*innen und der Fachkräftemangel dazu, über neue Arbeitsmodelle nachzudenken. Jobsharing ist dabei eins, was bei Unternehmen wie auch den Mitarbeiter*innen immer beliebter wird. Auch auf Führungsebenen.

Warum denken wir dieses Arbeitszeitmodell nicht auch im Ehrenamt? Gerade da, wo Zeit so ein kostbarer Faktor ist? Es Flexibilität benötigt, um die verschiedenen Lebensbereiche unter einen Hut zu kriegen? Lassen sich Aufgaben und Positionen von Ehrenamtlichen im Tandem oder Team erfüllen? 

Ich bin ein großer Fan von Teams. Ich finde es nicht nur lebendig, sondern auch bereichernd, mich mit anderen auszutauschen, zu einem gemeinsamen Thema zu arbeiten und darüber andere Perspektiven und Sichtweisen zu erhalten. Wir haben alle so viele Kompetenzen, die wir nutzen und in einen „Pott“ werfen können. Das sollten wir öfter tun und nutzen, um Neues zu schaffen.

 

Das ist der Mehrwert eines Tandems oder mehrköpfigen Teams!

• Es finden sich im Ehrenamt eher Personen, wenn sie wissen, sie machen den Job nicht allein, sondern können sich die Verantwortung mit einer oder mehreren teilen.
• Durch die Aufgabenteilung ist der Einzelne entlastet, weil der Arbeitsaufwand von mehreren geschultert wird.
• Du reduzierst den Stressfaktor und erhöhst den Spaß an der Arbeit, weil der/die Einzelne nicht mehr „bis an ihre/seine Grenze geht“.
• Du bündelst mehr Expertise in einer Position, weil du auf Kompetenzen von mehreren Personen zurückgreifen kannst.
• Gleichzeitig führt das dazu, dass die Arbeit kontinuierlich gemacht werden kann, weil immer jemand da ist.

 

So setzt du das Jobsharing um

Voraussetzung für ein gutes Gelingen sind:

• Klarheit über die Aufgaben: inhaltlich und zeitlich
• Lust auf die Zusammenarbeit im Tandem oder Team (wenn es mehr als 2 Personen sind)
• klare Regeln und gute Kommunikation

 

Gute Vorbereitung ist wichtig

1. Die Job-Definition ist wichtig!

In meiner Arbeit höre ich sehr oft, dass z. B. Vereine über die fehlende Unterstützung der Eltern bei Turnieren oder Festen klagen. Wenn ich rückfrage, welche Aufgaben sie genau übernehmen sollen und ob sie das denn im Detail wissen, schaue ich häufig in betretene Gesichter. “Na ja, das wüsste man doch schon!” ist häufig die Antwort. Klar, wenn ich mich auskenne und das schon häufig gemacht habe. Wenn nicht, habe ich keinen blassen Schimmer, was genau ich tun soll und vor allem, welcher Zeitaufwand auf mich zukommt. Gerade letzteres ist ein entscheidender Faktor. 

Zwei Aspekte treffen hier aufeinander, die zu Frust, Stress und Konflikten führen: Die Annahme, mein Gegenüber wird das schon wissen und die Unwissenheit durch fehlende Informationen. 

An diesem Beispiel möchte ich dir verdeutlichen, wie wichtig es ist, immer bei Null zu starten und davon auszugehen, dein Gegenüber ist komplett neu in diesem Job und unwissend. Gib ihm alle Informationen an die Hand, die er/sie wissen muss, um einen guten Einstieg zu haben. Ebenso formuliere deine Erwartungen an die Ausführung des Jobs transparent und verständlich. Egal, um welche Position es in deinem Verein geht.

So können sich Teams entsprechend ihrer Kompetenzen zusammenfinden, weil sie im Detail wissen, welche Anforderungen und Erwartungen an sie gerichtet werden und welche Voraussetzungen sie für die Aufgaben mitbringen sollen.

 

2. Der Zeitrahmen sollte klar sein!

Gerade in unserer Freizeit ist Zeit ein wertvolles Gut. Daher auch verständlich, dass wir sie nicht verschwenden wollen. Denke ich an die Zeit zurück, als unser Sohn noch Fußball gespielt und unsere Kinder jünger waren, haben wir in einem sehr straffen Familienmanagement gelebt, um allen Bedürfnissen gerecht zu werden. Da war es für mich ein absolutes Muss im Vorfeld zu wissen, wie viel Zeit es benötigt, bevor ich auf eine Anfrage verbindlich reagiert habe. 

Egal um welche Aufgaben es geht, hilft es dir Unterstützer*innen zu finden, wenn der zeitliche Aufwand definiert ist. Auch ein Tandem kann gemeinsam besser kalkulieren, ob sie den Zeitaufwand gestemmt bekommen oder wie sie ihn untereinander verteilen können, wenn sie ihn kennen. Hierbei ist es nicht unbedingt notwendig, dass die Verteilung 50%-50% ist, sondern vielmehr, dass sie sich den Bedürfnissen des Einzelnen anpasst. Und das führt mich zu einem weiteren Aspekt …

 

3. Strukturen und Klarheit sind wichtig!

Um gemeinsame Aufgaben miteinander zu teilen, ist eine Struktur in einem Tandem oder Team unerlässlich. Jede(r) sollte ehrlich sagen, was er/sie einbringen kann und will. Dabei geht es um Aufgabenverteilung wie auch Formen der Zusammenarbeit, Zeitmanagement, Absprachen etc. pp. Vor allem zeitliche Absprachen zu Arbeitstreffen empfehle ich hier. Denn gerade zu Beginn braucht es meist mehr, um sich miteinander zu finden. Laufen diese bereits zeitlich immer wieder aus dem Ruder, sind die Teilnehmer*innen schnell genervt (ich spreche aus eigenen Erfahrungen).

Sich aufeinander einlassen und in der gemeinsamen Arbeit finden braucht Zeit und Geduld. Bei denen, die sie ausführen und bei dir. Strukturen und Regeln sind dafür da, sie immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und anzupassen. Daher ist es wahrscheinlich, dass sich der zu Beginn geschaffene Rahmen im Laufe der Zeit immer weiter entwickelt. 

Um das Jobsharing erfolgreich in deine Vereinsstrukturen einzubinden, braucht es die entsprechenden Vorbereitungen durch dich als Abteilungsleiter*in oder Verantwortliche(r). Das kostet Anfangs Zeit und Engagement, wozu du dir auch Support über Kolleg*innen holen kannst/solltest (siehe Jobsharing :-)), und führt zukünftig dazu, dass du Positionen in deinem Verein durch ehrenamtliche Unterstützung auf solide Beine stellen kannst. 

 

Onboarding ist der Schlüssel zum Erfolg!

Hab in diesem Zusammenhang auch immer im Hinterkopf, wie wichtig ein erfolgreiches Onboarding ist. In den Artikeln So wichtig ist das Onboarding für Trainer*innen und Onboarding für Eltern im Jugendfußball findest du Impulse, die du auch auf andere Bereiche in deinem Verein anwenden kannst. Denn je wohler die Person sich beim Eintritt in ihr Ehrenamt fühlt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie langfristig bleibt. 

In unserer Veranstaltung waren einige Vereine, die bereits in Arbeitsgruppen oder Teams arbeiten. Ihr Fazit dazu war: Jede hat etwas, in dem er/sie richtig gut ist und bringt das in die Arbeit ein. Der eine kann gut mit den Eltern sprechen, der andere ist gut in der Beschaffung von Sponsoren und dem dritten fällt es aufgrund seines betriebswirtschaftlichen Berufes leicht, den Schatzmeister zu unterstützen. Dieses Wissen können wir so super für den Verein nutzen.

Nutzt du schon die Vorteile des Jobsharings? Und wenn ja, wie?

 

Für Kurzentschlossene …

Morgen (15. März 2024) findet die Veranstaltung “Trainer*innen überfordert? Wie wir sie stärken können“ von 16:00-20:00 Uhr in der Sportschule des Landessportbundes Berlin am Südkreuz statt. 

• Trainer*innen zu finden wird immer schwieriger.
• Trainer*innen sind von den zahlreichen Aufgaben abseits der Spiel- und Trainingsgestaltung überfordert.
• Trainer*innen langfristig an den Verein zu binden, stellt Vereine vor neue Herausforderungen.

Das sind Aussagen von Trainer*innen und Vereinen. Wir wollen, dass Trainer*innen wieder mit Freude ihr Ehrenamt bekleiden. Leidenschaft alleine reicht dafür nicht mehr aus. Sie müssen vom Verein unterstützt und gestärkt werden.

Wie gelingt es Vereinen Trainer*innen langfristig zu binden? Wie wichtig ist es, sie gut in den Verein einzuführen? Wie können sie gestärkt werden für die zahlreichen Herausforderungen, vor denen sie stehen?

Um Antworten zu finden, möchten wir gemeinsam mit dir und weiteren Vertretern des Berliner Amateurfußballs in den nachfolgenden Workshops Ideen entwickeln und in den gemeinsamen Austausch gehen.

1. Wie können Vereine das Traineramt so attraktiv machen, dass Trainer*innen langfristig bleiben?   

2. Onboarding: Was Vereine beachten müssen, wenn neue Trainer*innen kommen.

3. Was brauchst du als Trainer*in, um die Herausforderungen zu bewältigen und erfolgreich arbeiten zu können?

Dies ist eine vergangene Veranstaltung. Wenn du zukünftige Veranstaltungen nicht verpassen möchtest, dann abonniere gerne meinen Newsletter.