3 Impulse, wie es dich in deiner Arbeit entlastet

Im letzten Blogartikel 2025, habe ich darüber geschrieben, wie hilfreich es ist, sich und seine Arbeit regelmäßig zu reflektieren. Für mich bedeutet es, ich schaue, was ich ins neue Jahr mitnehme, was nicht, was vielleicht ausgedient hat, was ich verändern möchte und was ich aber auch neu starten möchte. Und das sind oftmals viele, schöne Dinge.

Und du kennst das bestimmt auch …

Schnell sind mehr Aufgaben und gute Vorsätze auf der To Do-Liste, als uns gut tun und wir schaffen, Ich habe aus den letzten Jahren gelernt und damit ich mich darin nicht verzettle, priorisiere ich meine Arbeit. Und das hilft mir, Klarheit einerseits zu schaffen und anderseits in die Umsetzung zu kommen, ohne im Meer unbearbeiteter Aufgaben zu versinken.

In diesem Blogartikel schreibe ich darüber, was Priorisierung bedeutet, nenne dir drei Impulse, wie
du Aufgaben in der Elternarbeit periodisieren kannst und zeige dir ein konkreten Tools, das dir
dabei hilft.

Willst du lieber hören statt lesen? Dann findest du hier die dazugehörige Podcast-Episode:

Ein typischer Spieltag …

Samstagvormittag, Punktspiel. Nach dem Abpfiff kommen mehrere Eltern mit unterschiedlichen
Anliegen auf dich zu:

• Ein Kind ist im Spiel gestürzt und klagt über Schmerzen.
• Ein Elternteil möchte über die geringe Einsatzzeit deines Kindes sprechen.
• Eine Mutter fragt, ob das Training nächste Woche früher beginnen kann.
• Ein Vater will sich mit dir dazu austauschen, ob du sein Kind künftig auf einer anderen
Position spielen lassen kannst.

Solche Situationen kennst du als Trainer*innen im Kinder- und Jugendfußball nur zu gut. Alles fühlt sich gleichzeitig wichtig an, jedes Elternteil will gehört und gesehen werden. Für dich eine
unmögliche Aufgabe.

Wenn du meinen Blog regelmäßig liest, weißt du, das Elternarbeit zu deiner Trainertätigkeit
dazu gehört, aber sie bringt auch viele Aufgaben mit sich. Und genau hier wird Priorisieren
entscheidend.

Was bedeutet Priorisieren eigentlich?

Priorisieren heißt, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.

Es geht darum zu erkennen, welche Anliegen sofortige Aufmerksamkeit benötigen, welche warten können und welche vielleicht gar nicht in den eigenen Verantwortungsbereich fallen.

Für dich heißt das: Deine Aufgaben eindeutig zu identifizieren und klar zu entscheiden, wo Energie und Zeit am sinnvollsten eingesetzt werden.

 

Warum Priorisieren gerade im Ehrenamt so wichtig ist

Im Ehrenamt sind Zeit und Ressourcen oft begrenzt. Trainer*innen im Kinder- und Jugendfußball leisten ihr Engagement neben Beruf, Studium oder Familie. Ohne Priorisierung drohen Überlastung, Stress und Frust, nicht nur bei den Trainer*innen selbst, sondern auch bei allen anderen im Verein, den Eltern und Spieler*innen.

Wer Prioritäten setzt, kann:

• Energie bewusst einsetzen
• Aufgaben effizient erledigen
• klar kommunizieren, was möglich ist und was nicht

Priorisieren sorgt für Struktur im Vereinsalltag, schafft Erleichterung und ermöglicht so langfristig ein nachhaltiges Engagement, von dem alle profitieren und schützt die eigene Gesundheit.

Denn Überforderung einzelner Personen und Burnout sind immer häufiger Themen, die wir im Ehrenamt finden.

Mein Kollege Gerd Thomas hat dazu den spannenden Artikel Burnout im Ehrenamt: Viele Vorstände sind am Limit geschrieben.

 

3 Impulse, wie Trainer*innen Elternaufgaben sinnvoll priorisieren können

1. Aufgaben identifizieren

Oft ist uns nicht klar, was wir alles leisten, weil wir es automatisch tun, weil es von uns verlangt wird, weil wir es uns meist nicht im Detail anschauen. Es ist überaus spannend mal eine Mind-Map anzulegen und wirklich jede kleine Aufgabe und Tätigkeit zu notieren, die zu einem bestimmten Aufgabenbereich gehören. Du wirst überrascht sein, was da alles zusammen kommt.

Robert Zoch, 1. Vorsitzender von Berolina Stralau hat das für seinen Verein erstellt und kam dabei auf mehr als 700 Aufgaben. Das ist enorm viel, aber nun mal fact. Es verdeutlicht jedoch umso mehr, dass es in einem Verein mehr als die offensichtlichen Aufgaben gibt. Und die Analyse hilft Aufgaben zu clustern, Bits and Piesces zu schaffen, Teams zu bilden und eine Umsetzung zu ermöglichen, die gut zu bewältigen ist und nicht jeden an den Rand seiner Kräfte führt.

Als Trainer*in kannst du das auch für deine Arbeit erstellen. Notiere dir jede noch so kleine Aufgabe, tausche dich dazu mit deinen Kolleg*innen aus. Dieser Prozess hilft dir später bei der Priorisierung deiner Aufgaben,

• denn du bekommst ein Gefühl für ihre Wichtigkeit.
• du findest heraus, welche Aufgaben in deiner Verantwortlichkeit liegen
• welche Aufgaben du in andere Hände delegieren kannst

2. Gespräche aus dem „Spielfeldrand-Modus“ herausholen

Direkt nach Spielen oder Trainingseinheiten sind Emotionen bei Trainer*in, Spieler*innen und Eltern hoch. Hier hilft es, bewusst zu priorisieren:

• Nicht jedes Thema sofort besprechen
• Gespräche ankündigen und terminieren
• auf feste Kommunikationswege verweisen

Das ist kein Abblocken, sondern du zeigst professionelle Strukturen. Eltern wissen dadurch, wann ihre Anliegen gehört werden und du behältst die Kontrolle über deine Zeit.

3. Die eigene Rolle immer wieder klären

Trainer*innen im Kinder- und Jugendfußball sind keine Dienstleister für individuelle Wünsche. Du hast das Wohl aller Spieler*innen im Blick und trägst Verantwortung für die gesamte
Mannschaft.

Hilfreiche Leitfragen zur Priorisierung sind dabei:

• Dient dieses Anliegen der Entwicklung des Kindes?
• Dient es dem Team?
• Oder geht es um ein Einzelinteresse?

Priorisieren heißt auch, Aufgaben bewusst nicht zu übernehmen und das freundlich, klar und
begründet zu kommunizieren.

Dieses Tool hilft dir beim Priorisieren

Das Eisenhower-Prinzip wird dem ehemaligen Präsident der USA, Dwight D. Eisenhower zugeschrieben und teilt Aufgaben in vier Kategorien nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ein:

1 wichtig & dringend → sofort erledigen
2 wichtig, aber nicht dringend → planen
3 dringend, aber nicht wichtig → delegieren oder begrenzen
4 weder wichtig noch dringend → bewusst zurückstellen

Übertragen auf die Elternarbeit im Ehrenamt schafft das schnell Klarheit.
Wenden wir es auf unser Beispiel an …

1. Wichtig & dringend: sofort handeln

Beispiel: Das Kind klagt nach dem Sturz über Schmerzen.

Betrifft Gesundheit und Sicherheit → höchste Priorität – Sofort reagieren, Kind versorgen,
Eltern informieren

Diese Aufgaben haben immer Vorrang. Hier wird nicht diskutiert oder verschoben.

2. Wichtig, aber nicht dringend: bewusst planen

Beispiel: Gespräch über Einsatzzeiten
– Relevant für die Entwicklung des Kindes, Befriedigung des Eltern-Bedürfnisses – Aber nicht
direkt nach dem Spiel klären

Stattdessen:

• Gespräch ankündigen
• Termin vorschlagen
• Rahmen setzen

So bleibst du klar, sachlich und handlungsfähig.

3. Dringend, aber nicht wichtig: strukturieren oder abgeben

Beispiel: Frage nach einer früheren Trainingszeit nächste Woche.

• Für Eltern organisatorisch dringend
• Für das Kindeswohl meist nicht zentral

Hier hilft:

• Hinweis auf feste Kommunikationswege
• Weitergabe an Trainerkolleg*in, Elternvertreter*in oder Jugendleitung
• Sammeln solcher Themen für eine zentrale Rückmeldung bzw. einheitlichen/automtisierten
Informationsweg

Nicht alles muss von dir selbst gelöst werden, du kannst/solltest solche Aufgaben delegieren
und abgeben.

4. Weder wichtig noch dringend: bewusst zurückstellen

Beispiel: Positionswechsel, Taktische Vorschläge seitens der Eltern oder Vergleiche mit
anderen Kindern.

• Kein akuter Mehrwert für Team oder Kind
• Hoher emotionaler Aufwand, geringer Nutzen

Solche Themen dürfen freundlich begrenzt oder gar nicht weiterverfolgt werden. Dafür ist es
dienlich, wenn du diese Themen direkt zu Beginn der Saison im Elternabend ansprichst und
klärst, wie du damit verfahren wirst.

Warum das Eisenhower-Prinzip im Ehrenamt so hilfreich ist

Du arbeitest ehrenamtlich und deine Zeit, Energie und Aufmerksamkeit sind begrenzt.

Das Eisenhower-Prinzip hilft dir:

• Überforderung zu vermeiden
• schneller Entscheidungen zu treffen
• klar zu kommunizieren
• langfristig motiviert zu bleiben

Mit dem Eisenhower-Prinzip nimmst du Druck aus Situationen, in denen sonst alles gleichzeitig wichtig erscheint.

Nicht jedes Elternanliegen braucht sofort eine Lösung. Aber jedes braucht eine Einordnung, die dir Klarheit bringt und dich in deiner Selbstwirksamkeit stärkt.

 

Mein Fazit

Priorisieren in der Elternarbeit ist kein Zeichen von Distanz, sondern von Professionalität und Selbstschutz.

Trainer*innen, die Aufgaben einordnen, Gespräche strukturieren und ihre Rolle
klar leben, arbeiten entspannter, wirksamer und langfristig motiviert.

Sie schützen ihre eigenen Ressourcen und schaffen gleichzeitig Orientierung für Eltern und Kinder.

Der Kinder- und Jugendfußball lebt von Engagement, aber er braucht auch klare Strukturen,
damit dieses Engagement langfristig trägt. Denn wer Prioritäten setzt, bleibt handlungsfähig.
Wie gelingt es dir, Aufgaben zu priorisieren? Bin neugierig auf deine Erfahrungen und schreib
mir dazu gerne eine Mail.